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EL COMITE ORGANIZADOR

Por: aperalta | Publicado: 25/05/2010 07:18 | | #Cont:2




Apuntes de la Materia: Gestión de la Educación Física II

Maestro: Alejandro Peralta Mendívil

Tema: El Comité Organizador

 

Según el diccionario de La Real Academia de la Lengua Española, La palabra “comité”, proviene del francés comité, y éste a su vez del  inglés, committee, y debemos de identificar con esta voz al grupo colegiado encargado de llevar a término algún asunto, propósito, negocio, actividad, acción, tarea y en general de gestionar lo  necesario  para la consecución de un proyecto, especialmente si lo hacen en representación de una colectividad que los eligió, como es el caso de el órgano dirigente de un partido político o representación laboral, académica, deportiva, etcétera.

 

En algunas partes de Latinoamérica hace referencia también al local (edificio) en donde se reúnen y  donde se desarrollan diferentes actividades de una organización. Los vocablos  junta, comisión, jurado, corporación, consejo, delegación pueden ser utilizados como sinónimos de comité.

Siguiendo a Fayol y sus funciones de la administración, una vez iniciada la fase de planificación, lo siguiente es constituir el "Comité Organizador", pieza clave y principal órgano gestor. Este grupo debe de estar compuesto por los personajes que políticamente, económicamente, socialmente, institucionalmente y profesionalmente deban de ser integrados a la organización para que  aumente  la viabilidad y el éxito  del evento. Tradicionalmente la estructura básica de un comité organizador es:

- Presidente.

- Vicepresidente.

- Secretario.

- Vocales y Coordinadores.

En eventos mayores, se puede crear otros "Comités Independientes", que tienen su propia estructura (presidente, vicepresidente, secretario y vocales), y que se encargan de un determinado espacio dentro de la organización general. Estos comités dependen del "Comité Organizador Central" que es el órgano rector o cabeza principal del evento.

Dependiendo del tipo de evento que se vaya a organizar y del tamaño del mismo se pueden crear diversos comités dependientes del comité organizador Central. Como es imposible hacer una referencia a todos ellos, vamos a dar algunos ejemplos de los más habituales:

1. Comité Honorífico.

Compuesto por autoridades de alto nivel, sobre todo con poder de autorización  del patrocinio gubernamental ó privado.

2. Comité Ejecutivo.

Generalmente compuesto por autoridades administrativas del área educativa, cultural y deportiva, se encarga de la toma de decisiones y resolución de problemas no técnicos durante la organización del evento.

3. Comité Financiero.

Como su nombre indica se encarga de las cuentas, los presupuestos, aprueba gastos, etc. En definitiva, son los "contables" del evento, encargados de todo lo que tenga que ver con los ingresos y gastos. También es conocido como "Comité de Cuentas".

4. Comité Técnico.

Grupo de expertos, profesionales y peritos en la materia del evento que resolverán cualquier situación que requiera la opinión y la sapiencia de un experto.

Podríamos citar otros muchos tipos de comité, pero seguramente podrían englobarse dentro de alguno de los descritos con anterioridad.

Generalmente, la creación de comités dependientes del comité organizador central, dependerá de varios factores (como el económico), pero el principal será el tamaño e importancia del evento. A mayor tamaño e importancia, mayor número de comités o coordinadores encargados de las distintas aéreas del evento.

En todos los casos, se deberán hacer reuniones periódicas con los comités, en conjunto o por separado, para evaluar las actividades, y para recoger propuestas, sugerencias ó cualquier situación que se considere pertinente dirimir. Esto no quita, para que los propios comités, envíen al comité organizador central  informes periódicos sobre la evolución de sus actividades, con todos los detalles sobre cualquier tipo de sugerencia ó información

Los comités especializados, pueden solicitar reuniones con otros comités para coordinar labores que les sean comunes. Cualquier tipo de reunión de un comité especializado o de varios de ellos, deberá ser comunicada al comité organizador central, así como el resultado de la misma (la minuta de la reunión  firmada por el Secretario deberá ser remitida al comité organizador).

Conclusiones

Las organizaciones habitualmente forman comités para alcanzar objetivos específicos. Por ejemplo, generalmente se forman comités para organizar eventos. Al delegar el proceso de organización del evento en un comité, se contribuye a que la ejecución del mismo se lleve a cabo en forma fluida.

• El equipo del emprendimiento debe elegir al presidente del evento por medio de una votación. El presidente tiene la responsabilidad de crear el comité de organización del evento para el evento en cuestión.

• El comité de organización del evento tiene a su cargo la tarea de delegar responsabilidades y de asegurar que los pasos adecuados se lleven a cabo puntualmente.

• El comité de organización del evento debe crear subcomités; grupos de personas a cargo de la organización de partes específicas del evento. Ejemplos de subcomités incluyen: el comité técnico, el comité de alimentación y hospedaje, el comité de difusión, el comité de transporte, médico, de premiación, de ceremonias, etcétera.

• El día del evento, cada subcomité tiene la responsabilidad de planificar la logística y dirigir las actividades específicas de su área de responsabilidad. Sin importar la cantidad de subcomités que el comité del evento haya decidido formar, asegurarse que cada subcomité tenga objetivos claros y un calendario de actividades previamente establecido.

• Cada subcomité debe aportar su contribución en el proceso de evaluación cuando el evento haya finalizado. Los miembros del comité deben realizar un resumen que contenga lo que funcionó bien y lo que no funcionó. Sus sugerencias pueden ser de gran ayuda para el subcomité en el año siguiente.

 

 

 

EJEMPLO DE COMITÉ ORGANIZADOR

 

El Comité Organizador de Beijing para los XXIX Juegos Olímpicos (COJOB) se presentó el 13 de diciembre de 2001, cinco meses después de que Beijing fuera elegida para celebrar los Juegos Olímpicos de 2008.

El COJOB se encarga de la organización de los Juegos Olímpicos y Paralímpicos de Beijing 2008. Su Comité Ejecutivo consta de presidente, primer vicepresidente, presidentes y vicepresidentes ejecutivos y miembros ejecutivos.

Actualmente están bajo la dirección del COJOB veintiséis departamentos como los de la Oficina General, de Planificación General, de Enlace Internacional, de Deportes, de Medios de Comunicación, de Obras y Medio Ambiente, de Marketing, de Asuntos Jurídicos, de Servicios a los Juegos, de Auditoría y Supervisión, de Recursos Humanos, de Finanzas y de Actividades Culturales, entre otros.

El COJOB ha aumentado gradualmente sus departamentos y personal para satisfacer las demandas necesarias de los juegos olímpicos, en 2008 cuenta con más de 30 departamentos.

Dirección ejecutiva

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Comentarios
alexa000
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Hola!... la verdad todo esto de los comités de un congreso me causa mucha confusión, ya que las diversas fuentes los manejan de manera distinta y con denominaciones distintas. Sé que los comités varían de un evento a otro dependiendo del tipo, magnitud y necesidades del mismo. Pero me gustaría entender los principales comités, los que por así decirlo se encuentran a la cabecera de la organización de un congreso, que he podido ver que por lo regular son 5:
1.Comité Organizador (o coordinador general o directivo),
2.Comité de Finanzas o Financiero,
3.Comité Científico (que se me hace similar al Comité de Programas, no se si sea lo mismo),
4. Comité Ejecutivo y
5. Comité Técnico
No me quedan claros los tres últimos, como indique no se si el científico y el de programas sean lo mismo. Con respecto al ejecutivo su definición no me dice mucho "son autoridades administrativas que se encargan de resolver cuestiones no técnicas", así mismo su nombre indica que se encarga de la ejecución, pero no entiendo cuales son sus funciones y en que se diferencia de los otros comités. Y el comité técnico me confunde ya que aquí se menciona que son expertos y profesionales del tema del congreso, pero en otras fuentes se indica que se encarga de aspectos técnicos como la calidad y normalización, o que es el encargado del programa técnico del evento, o no se si se refiera más bien a las cuestiones técnicas y de logística como el montaje, equipo audivisual, etc.

Por lo que quisiera que me ayuden a aclarar esto, así como a definir la jerarquía de los comités. También sería bueno que agregaran la bibliografía o fuente de donde sacaron la información para poder citarlos. Gracias
MELISSA082
MELISSA082
EL Comité Científico. Son un conjunto de expertos en las materias sobre las que va a versar el congreso. Es una especie de jurado o tribunal, encargado de los aspectos científicos del congreso, evaluando ponencias, proponiendo temas, etc. ESPERO TE HAYA QUEDADO MAS CLARO¡
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